Usein kysyttyä

Tältä sivulta löydät usein kysyttyjä kysymyksiä. Voit myös jättää oman kysymyksesi tämän sivun lopussa olevan lomakkeen kautta, mikäli vastausta ei vielä löydy.

Vinkit Google-työkaluihin ja Porttiin -kanavalta löydät vinkkejä ja vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Sieltä pääset myös kertaamaan koulutuksia tallenteiden avulla sekä katsoa täsmäohjeita videoklippeinä.

1. Mitä tapahtuu ja milloin?

  • Uudistamme työvälineitämme ja otamme käyttöön Googlen yritystyökalut niin sähköpostin, kalenterin kuin tiedostojenkin hallintaankin

  • Lisäksi otamme käyttöön monipuolisen digitaalisen viestintä- ja työtila-alustan Purkin tilalle. Uuden, Portiksi nimetyn intran avulla pystymme jakamaan ajankohtaista tietoa. Kaikki voivat osallistua keskusteluun ja pysyä kartalla niin koko yrityksen kuin oman yksikönkin asioista.

  • Uudet työkalut otetaan käyttöön keväällä 2021. Tällöin järjestetään myös koulutusta uusiin työkaluihin ja työtapoihin liittyen.

2. Miksi siirrymme Googlen työkaluihin ja uuteen intraan

Uudenlaiset työtavat kaipaavat tuekseen myös toimivaa teknologiaa. Googlen työkalut mahdollistavat työskentelyn joustavasti paikka-, aika- ja laiteriippumattomasti.

Tavoitteena ei ole ainoastaan työkalujen vaihtaminen, vaan erityisesti uudenlaiset fiksummat ja tehokkaammat työtavat uusilla työkaluilla.

Muutoksella saamme aikaan:

  • Liikkuvuutta ja joustavuutta työntekoon. Työkaluihin pääsee käsiksi myös mobiililaitteilla.

  • Uusia mahdollisuuksia työtapoihin ja työkalujen hyödyntämiseen. Työkalut on suunniteltu yhdessä työskentelyyn.

  • Yhteiset selkeät toimintatavat.

3. Portti, uusi intranet

Miten pääsen sähköpostiini?

Tällä hetkellä voit käyttää sähköpostiasi Outlookin kautta. Keväällä käyttöönottopäivän jälkeen sähköpostia luetaan nettiselaimella osoitteessa mail.google.com.

Pitääkö minun itse siirtää sähköposteja vanhasta sähköpostiosoitteestani?

Ei tarvitse. Kaikki sähköpostit siirretään (migroidaan) Googleen.

Voinko vielä käyttää Outlook sähköpostiohjelmaa käyttöönottopäivän jälkeen?

Sähköpostisi eivät enää käyttöönottopäivän jälkeen kulje vanhoihin järjestelmiin, joten Outlook ei enää toimi.

Olen opettaja ja minulla on kaksi eri sähköpostiosoitetta. Miten sähköpostit kulkevat jatkossa?

Jatkossa käytät normaalia @koulut.hamina.fi-osoitettasi, mutta @hamina.fi-osoitteeseen tulevat sähköpostisi ohjautuvat myös sinne. Sinun ei tarvitse lukea kuin yhtä postilaatikkoa. Myös intraan pääset kirjautumaan @koulut.hamina.fi -osoitteellasi.

4. Sähköposti (Gmail)

Miten pääsen sähköpostiini?

Tällä hetkellä voit käyttää sähköpostiasi Outlookin kautta. Keväällä käyttöönottopäivän jälkeen sähköpostia luetaan nettiselaimella osoitteessa mail.google.com.

Pitääkö minun itse siirtää sähköposteja vanhasta sähköpostiosoitteestani?

Ei tarvitse. Kaikki sähköpostit siirretään (migroidaan) Googleen.

Voinko vielä käyttää Outlook sähköpostiohjelmaa käyttöönottopäivän jälkeen?

Sähköpostisi eivät enää käyttöönottopäivän jälkeen kulje vanhoihin järjestelmiin, joten Outlook ei enää toimi.

Olen opettaja ja minulla on kaksi eri sähköpostiosoitetta. Miten sähköpostit kulkevat jatkossa?

Jatkossa käytät normaalia @koulut.hamina.fi-osoitettasi, mutta @hamina.fi-osoitteeseen tulevat sähköpostisi ohjautuvat myös sinne. Sinun ei tarvitse lukea kuin yhtä postilaatikkoa. Myös intraan pääset kirjautumaan @koulut.hamina.fi -osoitteellasi.

5. Google kalenteri

Mitä kalenterimerkinnöilleni käy?

Kalenterimerkinnät siirretään Google-kalenteriin automaattisesti.

Mistä pääsen kalenterini?

Osoitteessa calendar.google.com.

Apua, kalenteriviikko alkaa sunnuntaista!

Niin tekee. Käy muokkaamassa kalenterin asetuksia klikkaamalla hammasratasta yläreunasta -> Asetukset.

Valitse vasemmalta Näkymäasetukset. Muuta viikon aloituspäivä maanantaiksi. Asetuksissa voit myös halutessasi muuttaa ajan muotoa ja muita ominaisuuksia.

6. Videopuhelut ja etäpalaverit

Miten soitamme videopuheluita tai pidämme etäpalavereita?

Jatkossa on mahdollista soittaa videopuheluita ja pitää etäpalavereita Meet-työkalun kautta niin Haminan sisäisesti kuin ulkoisestikin.

7. Mobiilikäyttö

Mitä mobiilisovelluksia minun tulisi käyttää?

Kun uudet työkalut otetaan käyttöön, voi niitä kaikkia käyttää Googlen virallisten mobiilisovellusten kautta iPhone/iPad ja Android-laitteilla. Ne ovat ilmaisia, vapaasti ladattavia App Storesta ja Google Play Storesta.

  • Gmail

  • Google Calendar

  • Google Contacts (Android-laitteet)

  • Google Keep

  • Chat

  • Google Drive

  • Docs

  • Sheets

  • Slides

Kun kirjaudun mobiililaitteella, mitä käyttäjätunnusta käytän?

Googlen kirjautumissivulla käyttäjätunnus on sama kuin normaalisti: etunimi.sukunimi@hamina.fi

8. Henkilökohtainen vai työpaikan Google-tili?

Mitä eroa on henkilökohtaisella ja Haminan kaupungin Google-tilillä?

  • Kaupungin tilillä ei ole mainoksia

  • Yritystilit ovat samalla tavalla Haminan kaupungin omistamia kuin nykyisetkin sähköpostitilit. Hallinta on täysin meillä.

Saako Google kaiken yrityksemme tiedon käyttöönsä?

  • Yrityksen Google-tilien tiedot ovat yrityksen omistuksessa. Tiedonkäsittely noudattaa kaikkia EU:n ja Suomen lain mukaisia toimenpiteitä, kuten GDPR-käytäntö.

Minulla on käytössäni myös henkilökohtainen Google-tili (Gmail). Miten voin käyttää tilejä rinnakkain?

Suosittelemme käyttämään Chrome-selainta ja luomaan eri Google-tilit omiksi Chrome-profiileiksi. Tällöin pystyt käyttämään sujuvasti eri tilejä vaihtamalla profiilia ja kummassakin säilyy selkeästi oma sisältönsä (esim. sivuhistoria, kirjanmerkit ym). Ohjeet Chrome-profiilien käytöstä löydät täältä.

Mobiililaitteilla voit lisätä G Suite sovelluksiin useita eri Google-tilejä ja vaihdella niiden välillä joustavasti.

9. Mitä tapahtuu erillisille tallennusasemille?

Minulla on käytössäni M-asema, joka on täynnä tiedostoja. Mitä sille tapahtuu?

Erilliset työtilat säilyvät vielä siirron jälkeenkin. Tulevaisuudessa erillisistä asemista tullaan luopumaan, koska tallennustilaa Drivessä ei ole rajattu.

Huoli pois, tästä tullaan kertomaan vielä lisää ennen muutosta.