Ajankohtaista muutoksesta

On GoLiven aika!

Hei Haminan kaupungin työntekijä!

On aika siirtyä uusiin työkaluihin! Tiistaina 30.3. klo 10 kaikki kaupungin työntekijät siirtyvät käyttämään Google Workspace -työkaluja ja uutta Porttia. Tämä tarkoittaa, etteivät viestit enää kulje vanhaan Outlook-sähköpostiisi, ja kalentereja sekä pikaviestejä käytetään Googlen palveluissa. Myös uudet dokumentit luodaan jatkossa Googlen työvälineillä. Lisätietoa muutoksesta löydät osoitteesta googlestory.hamina.fi.

Miten toimin muutoksessa?

Kirjaudu tiistaina 30.3. klo 10 jälkeen uudelle Google-tilillesi ja ala käyttää Gmailia, Google kalenteria ja muita Googlen työkaluja. Kello 10 jälkeen vanha Outlook -sähköpostisi ja -kalenterisi eivät enää toimi.

Tällä hetkellä Gmailissa näkyy jo osa vanhoista sähköposteistasi. Loput vanhat sähköpostisi, kalenteritapahtumasi ja yhteystietosi tuodaan automaattisesti Outlookista lähipäivinä, eikä sinun tarvitse tehdä itse mitään muuta kuin ottaa uusi tili käyttöön ja jatkaa töitäsi. Jos olet luonut Outlookissa henkilökohtaisia yhteystietoryhmiä, voit luoda nämä itsellesi uudelleen Google Yhteystiedoissa tämän ohjeen mukaisesti.

Kirjautuminen Google-tilille

Näiden ohjeiden avulla pääset kirjautumaan Google-tilillesi, jos et ole vielä sitä käyttänyt.

Hamina.fi -tilin käyttäjä kirjautuu Google-tililleen näin:

- Avaa Chrome-selain- Mene osoitteeseen: gmail.com- Kirjaudu samoilla tunnuksilla millä olet kirjautunut tähänkin asti työsähköpostiisi ja koneellesi

Koulut.hamina.fi -tilin käyttäjä kirjautuu Google-tililleen kuten ennenkin, eli näin:

- Avaa Chrome-selain- Mene osoitteeseen: gmail.com- Kirjaudu koulut.hamina.fi Google-tunnuksillasi- Jos Google-tilisi salasana ei toimi tai olet unohtanut sen, vaihda työasemasi salasana. Tällöin siitä tulee myös uusi Google-tilisi salasana, jolla pääset sisään.

Edu.hamina.fi -tilin käyttäjä kirjautuu tililleen näin:

- Avaa Chrome-selain- Mene osoitteeseen: gmail.com- Kirjaudu edu.hamina.fi-tunnuksillasi (sinulle toimitetaan erikseen sähköpostilla nämä tunnukset)- Jos Google-tilisi salasana ei toimi tai olet unohtanut sen, vaihda työasemasi salasana. Tällöin siitä tulee myös uusi Google-tilisi salasana, jolla pääset sisään.

Jos et ole aiemmin kirjautunut Google-tilillesi, pitää sinun hyväksyä käyttöehdot.

Jos et pääse kirjautumaan tilillesi, otathan yhteyttä Kymijoen ICT:n asiakastukeen:

· Puhelimella: 0206155555· Sähköpostilla: tuki@kymijoenict.fi· Nettilomakkeen kautta: https://kstieto.service-now.com/sp

Vinkki: Jos kirjaudut sisään yhteiskäyttöiseltä tietokoneelta, muista kirjautua ulos ennen tietokoneelta poistumista.

Portin käyttäminen

Portti on auennut 22.3.2021 osoitteessa portti.hamina.fi. Toivottavasti olet päässyt jo astumaan Portista sisään ja tutkimaan, mitä kaikkea uusi intramme ja yhteistyöympäristömme sisältää. Kirjautumisohjeet Porttiin löydät tämän viestin lopusta. Ohjevideon Portin käyttöön löydät täältä, jos et ole sitä vielä ehtinyt näkemään.

Portti on siis jatkossa etuovesi tai työpöytäsi, josta lähdet liikkeelle työpäivääsi.

Kun Portin käyttö vilkastuu, kaikki alkavat saada ilmoituksia sähköpostiinsa Portin kanaville tulleista viesteistä. Niiden kautta pääset helposti kärryille siitä, mitä kanavilla tapahtuu. Näin Portti auttaa sinua pysymään ajan tasalla tärkeistä asioista.

Porttiin kirjautuminen

1. Mene selainohjelmalla osoitteeseen portti.hamina.fi.

2. Klikkaa Happeoon “Sign in with Google”.

3. Kirjaudu omilla Haminan Google-tunnuksillasi

googlen-porteilla.mp4

Google Storymme etenee ja koulutukset lähenevät!

Kiitos, että ehditte vastata Hamina siirtyy Googleen: alkukartoitus -kyselyyn! Saimme paljon arvokasta tietoa sekä hyviä vinkkejä kaikilta toimialoilta.

Miksi muutos tehdään?

Otamme maailmanluokan pikkukaupungille käyttöön maailmanluokan digitaalisen työympäristön, joka tarjoaa työntekijöillemme parhaat mahdolliset työvälineet sekä osallistaa jokaisen meistä yhteisen tarinamme rakentamiseen. Tavoitteena on siirtyä siiloista siltoihin eli helpottaa yhteistyön rakentamista toimialojen välille, olla vastuullisia niin ympäristö- kuin tietoturva-asioissa sekä parantaa viestintää rakentamalla uusien digitaalisten työvälineiden ja -ympäristöjen avulla entistä paremmat mahdollisuudet. Tiedonkulku ja löydettävyys, läpinäkyvyys ja toisaalta saavutettavuus ovat keskeisimpiä tavoitteitamme tässä uudistuksessa.

Saako varmasti koulutusta?

Kyselyssä nousi esiin huoli siitä, saavatko kaikki koulutusta. Vastaus on kyllä! Kaikille käyttäjille on tarjolla käyttöönottokoulutus, joka jakautuu kahteen kahden tunnin mittaiseen koulutuskertaan:

1. viestintävälineisiin (kaikille) ja

2. tiedostonhallintaan (niille, joiden työhön se kuuluu). Tätä koulutusaikataulua rakennetaan parhaillaan.

Lisäksi uudesta Portista tulee infotilaisuuksia ja koulutuksia. Koulutuksista tehdään tallenteet ja tulostettava ohje-materiaali, joihin voit tarvittaessa palata. Jokaisen yksikön avainkäyttäjät koulutetaan uusien välineiden käyttämiseen ja he toimivat yksiköissä arjen apuna ja tukena.

Jatkokoulutustarpeita arvioidaan, kun uudessa maailmassa on oltu hetki.

Mikä muuttuu opetushenkilöstöllä?

Koulut ja opetushenkilöstö ovat jo osittain käyttäneet Googlen työkaluja. Koulujen työympäristö selkiytyy entisestään, kun Outlook-sähköposti jää pois Gmailin rinnalta. Vanhat sähköpostit siirtyvät automaattisesti uuteen järjestelmään ja hamina.fi-sähköpostiosoite säilyy, mutta viestit ohjautuvat koulut.hamina.fi-sähköpostiin.

Mikä muuttuu varhaiskasvatuksen henkilöstöllä?

Varhaiskasvatuksen henkilöstön pääsy Porttiin ja Googlen työkaluihin helpottuu, koska jatkossa niihin pääsee laiteriippumattomasti. Kuvien tallentaminen ja tiedostojen jakaminen niin ryhmän sisällä sekä huoltajille helpottuu.

Mikä muuttuu kenttätyötä tekevillä?

Pääsy Porttiin ja Googlen työkaluihin on jatkossa laiteriippumatonta eli käytännössä pääset kurkkaamaan esimerkiksi Driveen tallennetun tiedoston suoraan puhelimelta. Voitte ottaa myös työporukallenne käyttöön chat-huoneen, jossa voitte pikaviestiä helposti toisille.

Mitä tapahtuu Microsoftin työkaluille?

Siirtymä Google Workspaceen korvaa valtaosan Microsoftin työkaluista eli Outlookin, Office-ohjelmistot ja Teamsin. Jotkut järjestelmät kuitenkin toistaiseksi edellyttävät Wordin ja Excelin käyttöä. Nämä käyttötapaukset selvitetään kevään aikana tarkemmin ja tarvittavat työkalut jäävät käyttöön osalle henkilöstöstä.

Word- ja Excel-muotoisia dokumentteja voi kuitenkin tallentaa ja jopa muokata Google Drivessä.

Muutoksen ajankohdasta

Elämme tällä hetkellä rankkoja aikoja Covid-19-pandemian takia ja ymmärrämme, että muutos voi tässä tilanteessa tuntua erityisen raskaalta. Siksi kaikille tarjotaan aloituskoulutukset ja avainkäyttäjät ovat muutoksessa tukena. Uusien työkalujen käyttöönoton tavoitteena on kuitenkin helpottaa työskentelyä pitkällä aikavälillä ja tuoda uusia yhteistyömahdollisuuksia Haminan kaupungin henkilöstölle.

Muistathan, että aina voit kysyä meiltä lisää, jos jokin asia askarruttaa.

OLETKO JO TIETOINEN, MIKÄ ON GOOGLE STORY TAI MIKÄ ON PORTTI?

Oletkin ehkä jo kuullut Google Storysta tai jonkun mainitsevan jotain Portista. Jos et ole, niin ei haittaa. Kerrataan, niin kohta tiedät.

Näin rakennamme yhdessä Google Storya

Haminan kaupunki on päättänyt uudistaa digitaalisen työympäristönsä ja ottaa käyttöön maailmanluokan työtavat ja -välineet. Teknologia on Googlen ja asiantuntijakumppanina kehitystyössämme on Gapps.

Hamina on Suomen Google-kaupunki ja siksi haluamme kehittää Haminaan myös maailmanluokan digitaalisen työympäristön. Haluamme olla modernin työn edelläkävijä ja antaa työntekijöillemme parhaat mahdolliset työvälineet sekä osallistaa jokaisen meistä yhteisen tarinamme rakentamiseen.

Miksi uudistamme työtapoja ja työvälineitä?

Tavoitteitamme tässä uudistuksessa ovat:

  • Siirtyä siiloista siltoihin.

Uusien työvälineiden ja -tapojen avulla rakennamme lisää yhteistyötä ja näkyvyyttä kaupungin toimialojen välille. Rakennamme Haminaa yhdessä, avoimesti ja toisiltamme oppien.

  • Olla vastuullisia.

Vastuullisuus on osa Haminan identiteettiä. Google on edelläkävijä ympäristöasioissa ja alan huippua myös tietoturvassa, mikä sekin on vastuullisuutta.

  • Parantaa viestintää.

Rakennamme uusien digitaalisten työvälineiden ja -ympäristöjen avulla entistä paremmat mahdollisuudet viestintään. Tiedonkulku ja löydettävyys, läpinäkyvyys ja toisaalta saavutettavuus ovat keskeisimpiä tavoitteitamme tässä uudistuksessa.

Intran uudistus - kuopataan Purkki ja astutaan Portista uuteen maailmaan

Yhtenä uudistuksen tärkeänä toimenpiteenä on nykyisen intranetin eli Purkin uudistaminen palvelemaan koko henkilöstöä. Tavoitteemme on saada mukaan myös ne kaupungin työntekijät, joita nykyinen intra ei ole eri syistä saavuttanut.

Intran uudistamisella haemme toimintaympäristöä, joka yhdistää intranetin, yrityksen sosiaalisen median, yhteistyöskentelyn ja uutisten jakelun yhteisöjen kautta toimivaksi viestinnän alustaksi. Pyrimme tiedon keskittämiseen niin, että eri lähteiden (tiedostot, sähköposti, kalenteri, yhteystiedot, pikaviestit, digitaaliset työtilat) tiedot ovat helposti yhdistettävissä ja löydettävissä yhdellä alustalla. Lisäksi pystymme osallistamaan sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja asiakkaita osaksi toimintaamme.

Uusi intra on nimeltään PORTTI. Haminasta on jo kautta historia lähdetty eri porttien kautta maailmalle - nyt teemme sen digitaalisesti.

Miten toiminta muuttuu ja milloin?

Uuden digitaalisen toimintaympäristön muutos on jo alkanut. Joillain se on jo työssä näkynyt - osa pääsee mukaan toden teolla ensi vuoden alussa. Koulutukset ja käyttöönotto ovat tammi-maaliskuun aikana.

Googlen työkalut ja uusi intra mahdollistavat yhdessä tekemisen. Ne ovat käytettävissä mistä tahansa, milloin tahansa, ja miltä tietokoneelta tai mobiililaitteelta tahansa. Otamme käyttöön kevään aikana Googlen seuraavat työkalut:

1. Gmail työsähköposti 2. Google Kalenteri

3. Meet-videopuhelut 4. Chat-pikaviestit

5. Google Drive 6. Googlen editorit - Docs, Sheets ja Slides

Google Storyn rakentamiseen tarvitaan meitä jokaista!

Hyvää alkanutta vuotta 2021!